Excel-Lagerbestand falsch? Dienstag in der Werkstatt

2026-11-02

Dienstag, 10:15 Uhr. Die Werkstatt riecht nach Kettenöl und frischem Kaffee. Jana steht mit dem Telefon am Ohr vor dem Regal mit den Bremsbelägen. Ein Kunde wartet draußen auf sein Rad.

„Ja, die habe ich da“, sagt sie. „Ich schau kurz nach.“

Sie schaut aber nicht ins Regal. Sie schaut auf den Laptop auf der Werkbank. In der Excel-Liste steht bei den Bremsbelägen eine 6. Daneben, in der Spalte für den Lagerwert, steht ein #BEZUG!. Und in der Spalte „Nachbestellen?“ steht gar nichts, obwohl da eigentlich ein Wort stehen sollte.

Sie weiß nicht, ob die 6 stimmt. Das ist der Teil, über den sie nie spricht.

Die Liste, die mal ihr Stolz war

Vor zwei Jahren hat Jana die Tabelle an einem Sonntag gebaut. Sie war ziemlich stolz darauf: Schläuche, Mäntel, Ketten, Beläge, Lampen. Alles hatte eine Zeile, und alles rechnete sich von selbst.

Dann kam das Leben dazwischen. Eine neue Spalte hier, eine Zeile, die sie zum Sortieren verschoben hat, ein Lieferant mit neuer Artikelnummer. Irgendwann hat sie eine Zelle überschrieben, ohne es zu merken. Nichts davon war dramatisch, aber mit der Zeit ist die Liste unzuverlässig geworden.

Jetzt sieht sie noch aus wie eine Lagerverwaltung. Verlassen kann sie sich darauf nicht mehr.

„Ich sag Ihnen in zehn Minuten Bescheid“, sagt sie ins Telefon und legt auf. Dann zieht sie die Schublade mit den Belägen auf und zählt von Hand. Es sind vier.

Vier, nicht sechs.

Was das leise kostet

Es ist ja nicht nur dieser eine Anruf. Es ist das Gefühl dahinter. Jana zählt inzwischen vor jeder Bestellung alles noch einmal nach, weil sie der Liste nicht traut. Samstags ist das ihre Stunde, in der sie lieber etwas anderes täte.

Manchmal bestellt sie aus Angst zu viel. Dann stehen im Hinterzimmer Kartons mit Teilen, die sich langsam verkaufen, und das Geld steckt im Regal statt auf dem Konto. Manchmal bestellt sie zu spät. Dann sagt sie einem Kunden: „Kommt Donnerstag“, und hört den kleinen Seufzer am anderen Ende.

Und es gibt diese Momente, in denen sie sich fragt, ob so ein richtiger Betrieb aussieht. Ein richtiger Betrieb, denkt sie dann, weiß doch, was im Regal liegt.

Sie hat schon versucht, die Formeln zu reparieren. Eine Abendstunde, dann noch eine. Einmal hat sie sogar eine Anleitung im Netz gelesen, die so klang, als könnte man sich nur selbst im Weg stehen. Am Ende war eine Zelle grün und drei andere rot, und sie war müder als vorher.

Der Moment, in dem etwas kippt

An diesem Dienstag legt sie den Hörer weg, geht nach draußen und gibt dem Kunden sein Rad zurück. Dann bleibt sie einen Moment stehen. Die Sonne steht flach über dem Hof, irgendwo klappert ein Rollladen.

Sie denkt nicht: „Ich muss besser in Excel werden.“ Sie denkt etwas Einfacheres: „Ich will einfach nur wissen, was da ist.“

Weder ein Kurs noch ein Warenwirtschaftssystem mit Monatsabo und Einarbeitungswoche, nur ein Blick. Ein Ort, an dem steht: So viel liegt da, das wird knapp, und das hier solltest du bald bestellen. Ohne dass sie jedes Mal nachrechnen muss, ob die Rechnung selbst noch stimmt.

Es fühlt sich beinahe zu klein an, um es zu wollen. Aber genau das ist es.

Ein anderer Montag

Stell dir vor, wie dieser Montag in ein paar Wochen aussieht.

Jana schließt um 8:30 Uhr die Werkstatt auf. Der Kaffee läuft durch. Sie klappt den Laptop auf, und die Liste zeigt ihr nicht nur Zahlen, sondern eine ruhige Antwort: Bei den Bremsbelägen wird es eng, bei den Schläuchen ist alles gut. Ihr Blick geht einmal über den Bildschirm und dann zurück zur Kaffeetasse.

Das Telefon klingelt. „Haben Sie Beläge für das Modell da?“

„Ja, kommen Sie vorbei“, sagt sie, und sie sagt es, ohne zu zögern. Sie muss nicht erst ins Regal schauen oder „ich ruf zurück“ sagen.

Samstags zählt sie nicht mehr alles durch. Sie sieht kurz nach, bestellt, was gebraucht wird, und klappt den Laptop zu. Im Hinterzimmer wächst kein Karton mehr heimlich vor sich hin. Wenn sie abends beim Steuerberater-Termin gefragt wird, was eigentlich im Lager gebunden ist, muss sie nicht schlucken und „ungefähr“ sagen.

Und das Wichtigste: Der Gedanke „Stimmt das überhaupt?“ ist leiser geworden. Nicht ganz weg, aber leise genug, dass er nicht mehr mit am Frühstückstisch sitzt.

Wenn du dich wiedererkennst

Vielleicht ist es bei dir keine Fahrradwerkstatt. Vielleicht sind es Kerzen, Stoffe, Kaffeebohnen, Druckpapier oder Ersatzteile im Transporter. Der Kern ist derselbe: Eine Liste, die einmal geholfen hat, und jetzt eine Zahl, bei der du nicht mehr sicher bist.

Das sagt nichts über dich als Unternehmerin oder Unternehmer. Die meisten Tabellen sind irgendwann zu viel für das, was wir ihnen nebenbei zumuten. Dafür sind sie nie gedacht gewesen.

Wenn du magst, schau dir an, wie ein einfacheres Lager-System aussehen kann: Never Sold Out by Surprise – Inventory & Reorder Tracker (Excel). Es ist eine Excel-Vorlage mit automatischen Nachbestell-Hinweisen, Lagerwert und Übersicht, mit Beispieldaten und leerer Vorlage sowie einer PDF-Anleitung, ohne Abo. Die Vorlage selbst ist auf Englisch. Wenn sie dir nicht hilft, bekommst du innerhalb von 30 Tagen dein Geld zurück, ohne Fragen.

Egal, wofür du dich entscheidest: Du darfst wissen, was im Regal liegt.

Eine beispielhafte Geschichte, geschrieben mit KI-Unterstützung.