Mahngebühr auf Freelancer-Rechnung? Montag, 9:10 Uhr

2026-10-19

Montag, 9:10 Uhr. Der Kaffee ist noch zu heiß, die Küchenfenster beschlagen von draußen. Lena, Webentwicklerin, Mitte dreißig, sitzt am Küchentisch und starrt auf eine Zeile im Banking: kein Zahlungseingang.

Die Rechnung an die Agentur in Hannover ist seit 23 Tagen überfällig. 2.380 Euro. Nicht dramatisch, aber genau die Summe, die diesen Monat die Miete, die Krankenversicherung und ein bisschen Luft bedeutet.

In ihrem Kopf läuft seit Tagen derselbe Film. Ich könnte eine Mahngebühr erwähnen. Aber was, wenn die dann denken, ich sei kleinlich? Die waren immer nett. Die schicken mir vielleicht noch den Folgeauftrag.

Sie öffnet ein neues Mailfenster. Der Cursor blinkt. Sie schließt es wieder.

Die Frage, die du dir nicht laut stellst

Vielleicht kennst du das. Du suchst nicht nach einem Paragrafen. Du suchst nach einem Weg, der dir erlaubt, dein Geld zu wollen und trotzdem sympathisch zu bleiben.

Darf ich eine Mahngebühr verlangen? Klingt das nach Drohung? Und wenn ich es nicht tue, bin ich dann ein Fußabtreter?

Dazwischen passiert etwas Leises: Du fängst an, den Kunden in Schutz zu nehmen. Die haben bestimmt gerade viel zu tun. Bestimmt Urlaubszeit. Bestimmt ein Versehen. Das kann alles stimmen. Aber während du verständnisvoll bist, wartest du. Und das Warten kostet dich etwas, das nicht auf der Rechnung steht.

Es kostet dir die Konzentration beim nächsten Auftrag. Es kostet dir den entspannten Blick auf den Kontostand. Und es kostet dir ein kleines Stück Würde, jedes Mal wenn du dich dabei ertappst, wie du dreimal am Tag die Banking-App öffnest.

Der Anruf, der alles ein bisschen verschiebt

Um 10:30 Uhr klingelt das Telefon. Eine Bekannte, Nora, Grafikerin, die Lena aus einem Coworking kennt. Es geht eigentlich um einen Messetermin. Aber irgendwann sagt Lena, halb im Scherz: „Ich traue mich nicht, eine Agentur zu mahnen, bei der ich gern wieder arbeiten würde.“

Nora lacht, nicht spöttisch, eher erkennend. „Weißt du, was bei mir den Unterschied gemacht hat? Ich habe aufgehört, Mahnen als Streit zu sehen.“

Sie erzählt, dass sie früher jede Erinnerung wie eine Beschwerde geschrieben hat. Entschuldigend, verklausuliert, mit drei Weichmachern pro Satz. Und dass genau das die Mails waren, die niemand ernst nahm. „Eine ruhige Mail ist nicht unfreundlich. Sie ist einfach klar. Und ob du irgendwann noch etwas zu Verzugszinsen oder Pauschalen sagst, hängt von deinem Vertrag und deiner Situation ab. Das klärst du am besten mit deiner Steuerberaterin oder einem Anwalt. Aber der erste Schritt ist sowieso erst mal ein freundlicher Hinweis, kein Paragrafen-Hagel.“

Lena sagt nichts. Sie schaut aus dem Fenster auf den Müllwagen, der gerade rückwärts in die Seitenstraße fährt.

Das Problem war nie, dass sie nicht wusste, was sie schreiben könnte. Das Problem war, dass sie jedes Mal bei null anfing. Jedes Mal neu entscheiden: Wie freundlich? Wie bestimmt? Wann ist es zu früh, wann zu spät? Und was kommt danach, wenn wieder nichts passiert?

Was sich ändert, wenn du nicht jedes Mal neu überlegen musst

Nach dem Telefonat sitzt Lena eine Weile still da. Dann merkt sie, was eigentlich an ihr zerrt. Nicht die 2.380 Euro allein. Es ist, dass es keinen Plan gibt. Keine Reihenfolge. Keinen Punkt, an dem sie weiß: Jetzt ist der nächste ruhige Schritt dran.

Stell dir vor, es wäre anders. Eine Rechnung wird fällig, und du weißt schon, was als Nächstes kommt. Nicht aus dem Bauch, nicht nach dem Motto „Heute fühle ich mich mutig“, sondern weil es einfach festgelegt ist. Ein freundlicher Hinweis nach ein paar Tagen. Eine klarere Erinnerung etwas später. Und erst danach, wenn es wirklich nötig ist, ein deutlicherer Ton. Alles in deinen Worten, aber nicht jedes Mal von vorn erfunden.

Und die Frage nach der Mahngebühr? Die verliert ihren Schrecken. Sie ist dann kein Drohgebärde-Moment mehr, sondern höchstens ein Punkt in einer Reihe, über den du vorher in Ruhe nachgedacht hast. Vielleicht gemeinsam mit jemandem, der sich damit auskennt.

Ein normaler Montag, später

Stell dir denselben Montag vor, ein paar Wochen weiter.

Du setzt dich um 9:10 Uhr mit dem Kaffee hin. Du öffnest eine Übersicht, und da steht, wer noch offen ist. Nicht als Alarm, sondern als Liste. Neben einer Rechnung steht: heute freundliche Erinnerung senden. Du kopierst den Text, passt den Namen an, liest einmal drüber, schickst ihn ab. Zwei Minuten.

Kein Magengrummeln. Kein Kreisen im Kopf. Du klappst die Mail zu und machst dich an das, wofür du eigentlich Selbstständige geworden bist.

Und die Agentur in Hannover? Die antwortet am Nachmittag: „Oh, sorry, ist bei uns durchgerutscht. Geht morgen raus.“ Kein Drama. Kein beleidigter Ton. Wahrscheinlich hätte sie auch beim ersten freundlichen Hinweis kaum anders reagiert. Aber das erfährst du nur, wenn du ihn schickst.

(Dieses Ende ist ausgedacht. Manchmal läuft es so, manchmal dauert es länger. Aber die Ruhe, mit einem klaren nächsten Schritt in der Hand zu sitzen, die ist real.)

Wenn du dich wiedererkannt hast

Wenn du beim Lesen genickt hast, weil du auch schon vor einem leeren Mailfenster gesessen hast: Du bist nicht zu weich und nicht zu unprofessionell. Dir fehlt nur ein Ablauf, der dir die Entscheidung abnimmt, wann und wie du nachfragst.

Genau dafür haben wir das Chase Money Without Begging – Payment Reminder Email Kit & Overdue Tracker gebaut: 12 ruhige Erinnerungsmails (Englisch und Deutsch), ein Eskalations-Zeitplan als PDF und eine Excel-Übersicht, die dir sagt, welcher Schritt als Nächstes dran ist. Die Produktseite ist auf Englisch, die Mails liegen auch auf Deutsch bei. Es ersetzt keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt, es hilft dir nur, den Überblick zu behalten und freundlich klar zu bleiben.

Wenn es dir nicht hilft, bekommst du innerhalb von 30 Tagen dein Geld zurück, ohne Fragen.

👉 Zum Payment Reminder Kit für Freelancer

Eine beispielhafte Geschichte, geschrieben mit KI-Unterstützung.