Zu viele Apps und Excel-Listen? Der Termin um 9:30 Uhr

2026-10-25

Donnerstag, 9:12 Uhr. Du sitzt im Flur der Kanzlei, auf einem Stuhl mit grauem Polster, und der Laptop liegt aufgeklappt auf deinen Knien. Der Termin beim Steuerberater ist um 9:30 Uhr. Du hast noch achtzehn Minuten.

Jana, Illustratorin aus Leipzig, kennt diese achtzehn Minuten. Nennen wir sie so. Sie ist eine ausgedachte Figur, aber vielleicht erkennst du dich in ihr wieder.

Sie öffnet die erste Tabelle: „Rechnungen_2026_final“. Dann „Rechnungen_2026_final_neu“. Dann die App, in der sie Stunden tippt, wenn sie daran denkt. Dann das Board mit den Projekten. Dann die Notizen-App auf dem Handy, in der steht: Müller GmbH – Anzahlung? nachfragen.

Fünf Orte, an denen etwas über ihr Geschäft steht. Und keiner, an dem alles steht.

Die Frage, die einfach klingt

Die Sekretärin geht vorbei und lächelt. „Gleich geht’s los.“

Jana lächelt zurück. Innerlich rechnet sie schon. Wie viel hat sie dieses Jahr eigentlich eingenommen? Nicht ungefähr, sondern wirklich. Welche Rechnungen sind bezahlt? Welche noch offen? War die Zahlung von dem Verlag im Mai schon drin oder erst im Juni?

Sie weiß, dass sie das alles irgendwo hat. Das ist das Tückische. Es gibt nichts, was fehlt. Es ist nur nichts an einer Stelle.

Sie scrollt. Sie wechselt das Fenster. Sie öffnet die Banking-App, vergleicht, vergisst die Zahl, scrollt zurück. Ihr Daumen schwitzt ein bisschen.

Was das leise kostet

Das Schlimme ist nicht dieser eine Morgen. Das Schlimme ist, wie viele kleine Morgen es davon gibt.

Der Sonntagabend, an dem sie „nur kurz“ alles abgleichen will und zwei Stunden später immer noch sitzt. Die Mail an einen Kunden, die sie nicht schreibt, weil sie nicht sicher ist, ob er schon gezahlt hat. Und wenn sie nachfragt und er hat längst gezahlt? Peinlich. Also wartet sie lieber.

Und dieses Gefühl, das sie niemandem erzählt: Alle anderen haben ihr Business im Griff. Sie hat sich ein Dutzend Werkzeuge gebaut, um professionell zu wirken, und fühlt sich dabei ein bisschen wie jemand, der improvisiert.

Jede neue App war ja eine gute Idee. Die eine sollte die Zeit zeigen. Die nächste die Aufgaben. Die dritte war so hübsch. Aber jede will gepflegt werden. Und wer gepflegt werden will, bekommt irgendwann nur noch ein schlechtes Gewissen.

9:26 Uhr

Die Tür geht auf. „Frau Weber? Kommen Sie.“ Jana klappt den Laptop halb zu, nimmt den Ordner unter den Arm und geht hinein.

Sie sagt: „Ich habe alles dabei, nur nicht an einem Ort.“ Es klingt wie ein Scherz. Der Steuerberater lacht auch kurz, nicht unfreundlich. Er hat vermutlich schon vieles gesehen: Schuhkartons, Screenshots, einen USB-Stick mit dem Namen „Steuer neu“.

Sie bekommen es hin. Natürlich. Sie sucht, er wartet, am Ende steht eine Zahl auf dem Blatt. Aber Jana geht mit einem flauen Gefühl wieder raus. Nicht, weil etwas schiefgelaufen ist. Sondern weil sie eine Stunde gebraucht hat für etwas, das zehn Minuten hätte dauern können.

Auf der Straße bleibt sie stehen. Ein Bus fährt vorbei. Sie denkt: Ich brauche nicht noch eine App. Ich brauche weniger.

Der Gedanke, der alles ändert

Das ist der Wendepunkt, und er ist unspektakulär. Kein großer Plan, kein neues System mit Farbcodes. Nur der Satz: Es muss nicht so verstreut sein.

Vielleicht reicht ein überschaubarer Satz zusammenpassender Vorlagen. Eine Übersicht für Rechnungen und Zahlungen. Eine für Zeit und Projekte. Eine für Preise und Angebote. Alle im selben ruhigen Look, mit denselben Begriffen, ohne Login und ohne Abo. Nur Dateien, die sie kennt, weil sie schon in Excel arbeitet.

Mehr muss ein System nicht können. Es muss nur da sein, wenn du es brauchst.

Ein ganz normaler Montag, später

Stell dir vor, es ist Montag, 8:40 Uhr. Der Kaffee ist noch heiß. Du öffnest eine einzige Datei und siehst auf einen Blick: Zwei Rechnungen sind offen, eine davon seit gestern fällig. Das Projekt für die Agentur hat diese Woche zwölf Stunden gefressen, nicht acht. Der neue Kunde wartet auf ein Angebot, und du weißt, welchen Satz du nennen kannst.

Du schreibst die kurze, freundliche Erinnerung. Dein Puls bleibt, wo er ist. Du klappst den Laptop zu, bevor der Kaffee kalt wird.

Und im nächsten Frühjahr, wenn der Termin beim Steuerberater ansteht, sitzt du nicht im Flur und suchst. Du druckst eine Übersicht aus oder schickst sie vorab. Die achtzehn Minuten davor gehören dir: ein Blick aus dem Fenster, ein Glas Wasser.

Das ist keine große Veränderung. Aber sie fühlt sich an wie eine: Du führst ein Geschäft, und es fühlt sich auch so an.

Wenn du dich im Flur wiedererkannt hast

Vielleicht kennst du Janas Stuhl im Flur. Dann gibt es von uns etwas, das du dir in Ruhe ansehen kannst: das Freelancer & Small Business Excel Bundle. Es enthält alle Blixwerk-Excel-Tracker für Freelancer und kleine Betriebe in einem Download, rund 40 % günstiger als einzeln gekauft. Die Vorlagen sind auf Englisch, die Struktur ist aber schnell verstanden.

Wenn es dir nicht hilft, bekommst du innerhalb von 30 Tagen dein Geld zurück, ohne Fragen. Es ersetzt keine Steuerberatung, aber es sorgt dafür, dass du beim nächsten Termin deine Zahlen an einem Ort hast.

👉 Zum Freelancer & Small Business Excel Bundle

Eine beispielhafte Geschichte, geschrieben mit KI-Unterstützung.