Mi cliente me pide factura con IRPF e IVA y me bloqueo
2026-10-25
Son las 11:15 de un martes y estás en la cocina del coworking, con el café ya frío y el móvil pegado a la oreja.
Al otro lado, la administrativa de tu cliente, amable y con prisa:
—Perfecto, pues mándame la factura de este mes. Con IRPF e IVA, ¿vale?
Dices «claro, claro». Y mientras lo dices, por dentro piensas: ¿cómo era eso? ¿Va todo en la misma línea? ¿Se suma o se resta? ¿Qué va primero?
Cuelgas. Te quedas mirando la pared.
El «claro, claro» que no era tan claro
Llevas dos años trabajando por tu cuenta. Marta, ilustradora, con clientes que te adoran y una carpeta de proyectos que cada vez pesa más. Sabes dibujar con los ojos cerrados. Lo que no sabes es por qué una simple factura te hace sudar.
Abres el documento de la última que mandaste. Es un Word con tu logo, que copiaste de otro Word que copiaste de otro. Los números los metiste con la calculadora del móvil. Funcionó, más o menos. Nadie dijo nada.
Pero esta vez el cliente lo ha pedido en voz alta, con las palabras exactas, y de repente notas la duda que llevabas meses esquivando: ¿y si lo he estado haciendo mal y nadie me lo ha dicho?
Es una de esas preocupaciones que no se cuentan. No en las comidas con amigas, no en el grupo de otras freelances. Parece que todo el mundo lo tiene claro menos tú. Y esa sensación de «no soy una empresa de verdad» te sube por el pecho justo cuando tenías el día bien encarrilado.
Lo que cuesta un bloqueo pequeño
Lo curioso es que el problema no son los números. Es lo que viene alrededor.
Te pasas veinte minutos buscando en el navegador, abres seis pestañas que se contradicen y cierras todas. Piensas en escribirle a tu gestora, pero son las once y pico y no quieres molestar por una «tontería». Retrasas la factura al miércoles. Luego al jueves.
Y una factura que sale tarde es dinero que llega tarde. Tú lo sabes. Lo sabes de sobra. Por eso, a media tarde, ya tienes el nudo en el estómago y el trabajo de verdad sin hacer.
No es falta de talento. Es que nadie te enseñó a poner una factura delante de un cliente con la calma de quien hace esto todos los días.
La pregunta que sí puedes hacer
Esa noche, mientras friegas un plato, se te ocurre algo que debería haber sido evidente. Hay dos preguntas distintas mezcladas en tu cabeza:
- ¿Qué corresponde aplicar en mi caso? Eso es cosa de tu gestor o gestora, o de Hacienda, o del SAT si estás al otro lado del charco. Está bien preguntarlo. Es su trabajo, y no hay nada vergonzoso en ello.
- ¿Dónde pongo cada cosa para que la factura se vea clara? Eso es orden. Y el orden se puede preparar una vez y olvidarse.
Cuando las separas, el pánico baja unos grados. La primera pregunta la resuelves con un mensaje de tres líneas, sin dramatismo. La segunda, con un documento que ya tenga su sitio para el importe, para cada línea de impuestos, para el total y para la fecha de vencimiento.
No necesitas entenderlo todo esta noche. Solo necesitas dejar de improvisarlo cada vez.
Un lunes distinto
Imagina otro lunes, unas semanas después.
Son las nueve y diez. Has terminado la ilustración del mes y abres tu plantilla de factura. Escribes el nombre del cliente, el concepto, el importe. Las líneas de impuestos están ahí, en su sitio, con los porcentajes que tu gestora te confirmó por escrito. El total aparece solo. La fecha de vencimiento también.
La miras un momento. Se ve limpia. Se ve como la factura de alguien que sabe lo que hace.
La mandas en PDF antes de las diez, con una frase amable. Y cuando suena el teléfono a media mañana y es otra vez la administrativa, ya no se te encoge nada.
—¿Te llegó la factura?
—Sí, ya la tienes en tu bandeja.
Eso es todo. Sin pestañas abiertas, sin «claro, claro» a ciegas. Con la tarde entera para dibujar.
Lo que cambia de verdad
No cambia que haya impuestos. No cambia que tengas que revisar con tu gestoría lo que te corresponde. Cambia que ya no te enfrentas a ello con la calculadora del móvil y un Word heredado.
Cambia el tono de tus conversaciones con los clientes: más tranquilo, más profesional. Cambia que cobras antes, porque facturas antes. Y cambia, sobre todo, esa vocecita que decía «no eres una empresa de verdad». Lo eres. Solo te faltaba un sitio ordenado donde poner los números.
Si te has reconocido en la cocina del coworking
Hemos preparado una plantilla gratuita pensada justo para ese martes: la Know Your Rate – Free Freelance Rate Calculator + Invoice Template. Es un Excel con totales automáticos, línea de impuestos y fecha de vencimiento, y te ayuda a calcular tu tarifa mínima por hora y por día antes de mandar una factura limpia e imprimible. Está en inglés, pero los campos son pocos y se entienden a la primera.
No sustituye a tu gestor o gestora: los porcentajes que apliques los decides tú con su ayuda. Lo que hace es darle un lugar fijo a cada cosa.
Puedes echarle un vistazo aquí, sin prisa: Know Your Rate – plantilla gratuita.
Una historia ilustrativa, escrita con ayuda de IA.