Me devolvieron varios pedidos y mi inventario no cuadra

2026-10-31

Es martes, las 9:20, y estás en la cola de Correos con una caja bajo el brazo. Dentro hay tres pedidos devueltos. Una vela rota, dos tazas que "no eran del color de la foto" y un set de regalo que llegó tarde para el cumpleaños.

La persona de delante discute por un sello. Tú sacas el móvil y abres el Excel, solo para ir adelantando.

El Excel dice que te quedan 14 tazas azules. Pero ayer vendiste cuatro y hoy te devuelven dos. ¿Eran 14 antes de las ventas? ¿O ya las habías descontado? No lo recuerdas.

Guardas el móvil. Notas ese nudo pequeño en el estómago.

La hoja que ya no dice la verdad

Imagina a Lucía. Es un personaje inventado, pero seguro que te suena. Vende cerámica y velas hechas a mano desde su piso en Valencia. Tiene una tienda online, un puesto en el mercadillo del primer sábado de mes y un Excel que empezó siendo precioso.

Al principio era una hoja limpia, con una fila por producto y una columna de cantidad. Funcionaba mientras todo iba en una sola dirección: hacías, vendías, restabas.

Pero las devoluciones van hacia atrás. Una vuelve rota y no se puede volver a vender. Otra vuelve intacta y sí. Otra vuelve, pero Lucía ya había marcado el producto como agotado en la tienda y un cliente ha comprado la última unidad de otra tanda.

Cada devolución es una pequeña excepción. Y las excepciones se apuntan "luego".

Ese "luego" se va acumulando en una pestaña llamada Copia de inventario (buena).

Lo que no se ve en la hoja

El problema no es solo que el número esté mal. Es lo que haces con ese número.

Un cliente te escribe: "¿Os quedan tazas azules?". Y tú, que no estás segura, contestas "creo que sí", que es lo contrario de sentirse profesional.

O decides reponer porque "seguro que quedan pocas" y pides de más. O no repones porque "seguro que hay" y el sábado del mercadillo te quedas sin lo que más se vende.

También está ese gasto silencioso: dinero metido en cajas que no sabes que tienes, mientras compras otra vez lo mismo. Y una hora cada domingo con las cajas abiertas en el suelo, contando a mano, con la sensación de que el negocio es más grande que tú.

Nadie te cuenta que el inventario es, sobre todo, una cuestión de confianza. Confiar en lo que ves.

La cola avanza

Llegas al mostrador. Entregas la caja, que en realidad no era para Correos: era para reenviar una devolución al proveedor. Te lo explican con amabilidad y te toca volver a casa con la caja y el nudo.

En el camino piensas en algo que llevas semanas esquivando. El problema no es que seas desordenada. Tu hoja fue pensada para un negocio que todavía no tenía devoluciones, ni mercadillo, ni dos canales de venta.

Has ido añadiendo parches. Y un parche encima de otro parche termina por no sujetar nada.

Esa idea alivia un poco, porque cambia la pregunta. Ya no es "¿por qué no soy capaz de llevar esto bien?", sino "¿qué necesita un inventario para que no dependa de mi memoria?".

Un lunes distinto

Ahora imagina otro lunes. Misma casa, mismo café, mismas cajas en la estantería.

Abres una sola hoja. Cada producto tiene su cantidad actual, y las que están cerca de agotarse aparecen avisadas sin que tengas que buscarlas. Lo que devolvió un cliente entra en su sitio, y lo que no se puede volver a vender también tiene el suyo.

No cuentas las cajas del suelo. Echas un vistazo, ves que las tazas azules van justas y que las velas de lavanda tienen margen, y decides el pedido al proveedor en cinco minutos. Sin adivinar.

Cuando alguien te pregunta si te quedan tazas azules, contestas "sí, tres" o "ahora mismo no, vuelven el jueves". Con calma. Con la voz de quien sabe lo que tiene.

Y el sábado del mercadillo llevas lo que toca, ni más ni menos. Vuelves con la furgoneta más ligera y la cabeza también.

No es magia. Es que el número vuelve a ser fiable, y todo lo demás se apoya en eso: reponer a tiempo, no tener dinero dormido, no prometer lo que no puedes entregar.

Para quien se reconoce en la cola

Si alguna vez has abierto tu Excel de inventario y has pensado "esto ya no me cuenta la verdad", no estás sola ni solo. Les pasa a muchas personas que venden cosas hechas con cariño y llevan las cuentas con las herramientas que tenían a mano.

Si quieres ver cómo se siente tener ese orden sin montar un sistema complicado, hemos preparado Never Sold Out by Surprise – Inventory & Reorder Tracker (Excel). Es una plantilla de Excel con avisos automáticos de reposición, valor del stock y un panel de control; incluye un ejemplo ya relleno, una versión en blanco y una guía en PDF. Sin suscripción. La plantilla y la guía están en inglés, pero las hojas se rellenan con tus propios productos y tu propio idioma. Y si no te ayuda, tienes 30 días para pedir el reembolso completo, sin preguntas.

Echa un vistazo a la plantilla aquí

No hace falta decidir hoy. Pero la próxima vez que estés en una cola con una caja de devoluciones, quizá puedas guardar el móvil sin ese nudo en el estómago.

Una historia ilustrativa, escrita con ayuda de IA.